Kontoauszüge mit der Post oder am Auszugsdrucker? Das war einmal. Denn die Kontoauszüge für Ihr Unternehmen kommen jetzt online zu Ihnen ins Haus. Einfach, bequem und sicher. Mit dem elektronischen Kontoauszug sparen Sie Zeit und Geld.
Elektronischer Kontoauszug für Firmenkunden
Effizient, schnell und günstig
Ihre Vorteile
- Schneller Zugriff auf Ihre Kontoauszüge
- Immer aktuell zum Monatsanfang in Ihrem elektronischen Postfach
- Keine Portokosten, da kein Postversand
- Sicherer Abruf beim Online-Banking oder in der Zahlungsverkehrs-Software
- Papierfrei archivieren mit sicheren PDF-Dokumenten
Ihr elektronisches Postfach
Den elektronischen Kontoauszug rufen Sie bequem in Ihrem elektronischen Postfach ab - direkt im Online-Banking. Zuverlässig zum vereinbarten Termin. Im Postfach finden Sie immer Ihre aktuellsten Kontoauszüge, Mitteilungen und Rechnungsabschlüsse. So haben Sie einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Information.
Alternativ können Sie den elektronischen Kontoauszug auch über eine Zahlungsverkehrs-Software (z.B. ProfiCash oder VR-NetWorld Software) abrufen.
Mit der Anmeldung zum Postfach werden Dokumente der folgenden Kontoarten in das Postfach eingestellt. Die Bereitstellung erfolgt standardmäßig im aufgeführten Turnus:
Kontoart | Turnus |
---|---|
Girokonto | Monatlich |
Darlehenskonto | Jährlich |
Sparkonto | Halbjährlich |
Termineinlagen | Laufzeitabhängig |
Online-Fähigkeit Ihres Kontos ist Voraussetzung für die Nutzung des Postfachs
Alle Kunden, die ein Bankkonto haben, können sich für das Postfach freischalten. Voraussetzung ist die Freischaltung dieses Kontos für das Online-Banking, denn das Konto muss online-fähig sein. Sollten Sie Ihr Konto noch nicht für das Online-Banking freigeschaltet haben, so nehmen Sie bitte Kontakt mit dem Berater Ihrer VR Bank Main-Kinzig-Büdingen eG auf.
So funktioniert die einmalige Freischaltung für das Postfach in Ihrem Online-Banking

Bitte melden Sie sich über unsere Internetseite im Online-Banking an. Im Bereich "Postfach > Verwaltung" können Sie sich einmalig für das Postfach freischalten.

Es wird Ihnen der Postfachstatus aller Personen dargestellt, die Ihrem VR-NetKey zugeordnet sind. Sie können nur Konten freischalten, bei denen Sie Kontoinhaber, Mitkontoinhaber oder gesetzlicher Vertreter sind. In diesem Fall wird Ihnen in der Spalte "Aktion" die Funktion "Anmelden" angezeigt, die Sie zur Freischaltung weiterleitet.

Laden Sie die Nutzungsvereinbarung herunter und bestätigen die Anerkenntnis.

Bitte bestätigen Sie abschließend die einmalige Freischaltung für das Postfach mittels Eingabe einer TAN.
Als Firmenkunde sind Sie verpflichtet, elektronische Kontoauszüge bis zum Ende der handels- und steuerrechtlich maßgeblichen Fristen aufzubewahren (ebenso war das bisher schon bei papierhaften Kontoauszügen der Fall).
Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z. B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.
Die wichtigsten Fragen und Antworten haben wir für Sie hier zusammengestellt:
Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt. Jedoch müssen die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente eingehalten werden. An diese Entscheidung sind alle nachgeordneten Behörden, also z. B. die Finanzämter vor Ort gebunden.
Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Dateien genügt den steuerlichen Anforderungen nicht.
Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlösung gedacht. Es ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und in Ihrem Buchführungssystem aufbewahren.
Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der elektronischen Kontoauszüge sind Sie als aufbewahrungspflichtiger Unternehmer allein hierfür verantwortlich.
Die GoBD formulieren allgemeine Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Sie geben keine detaillierten Vorgaben in technischer Hinsicht, sondern nur allgemeine Richtlinien. Die erforderlichen Maßnahmen können unterschiedlich ausfallen; dies hängt z. B. von der Größe des Unternehmens ab. Wir haben hier für Sie einige besonders wichtige Grundsätze aufgeführt:
- Die elektronischen Dokumente (Kontoauszüge, Rechnungen etc.) müssen für die Dauer der Aufbewahrung unveränderbar erhalten bleiben. Das zum Einsatz kommende Verfahren muss daher die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
- Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
- Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen oder es muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt und nachprüfbar sein, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann.
- Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Zusammenfassung:
Es reicht nicht aus, wenn Sie die elektronischen Kontoauszüge auf einer Festplatte oder einem Datenstick oder ähnlichen Medien speichern, ohne weitere Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen.
Wie in Ihrem konkreten Fall vorzugehen ist, ob z. B. die Nutzung eines Dokumenten-Managementsystems sinnvoll ist, klären Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater.