Die E-Rechnung ist seit 2025 ein zentraler Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie E-Rechnungen empfangen können müssen und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen sollen, damit elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeitet werden können.
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Für den Versand von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsregelungen: Im B2B-Bereich dürfen Papier- und PDF-Rechnungen je nach Umsatz des Vorjahres noch bis Ende 2026 beziehungsweise bis Ende 2027 verwendet werden. Ab dem Jahr 2028 gilt die E-Rechnungspflicht grundsätzlich für alle Unternehmen. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen elektronische Rechnungen in der Regel zwar empfangen können, sind von der Pflicht zur Ausstellung jedoch ausgenommen.
Die Grundlage für diese Entwicklung wurde mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 geschaffen. Seitdem wird die elektronische Rechnungsstellung im geschäftlichen Verkehr schrittweise zum neuen Standard in Deutschland. Parallel dazu verfolgt auch die Europäische Union im Rahmen der ViDA-Initiative das Ziel, ein elektronisches Meldesystem für Umsatzsteuerdaten einzuführen. Ursprünglich war die Umsetzung bis 2028 vorgesehen, inzwischen wird jedoch auch über eine Verschiebung auf 2030 oder sogar 2032 diskutiert. In Deutschland soll ein nationales Meldesystem erst dann eingeführt werden, wenn die europäische Lösung umgesetzt ist.
Mit der E-Rechnungspflicht werden mehrere Ziele verfolgt: Rechnungsprozesse sollen vereinfacht, buchhalterische Abläufe stärker automatisiert und manuelle Arbeitsschritte reduziert werden. Zugleich soll die E-Rechnung die Digitalisierung in Unternehmen weiter voranbringen und die gesamte Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten.
Wir stellen unsere Abrechnungsbelege schrittweise auf ein neues, zukunftsfähiges Format um. Für Firmenkunden erfolgt die Bereitstellung künftig im gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungsformat als hybrides PDF-Dokument.
Für Firmenkunden gilt: Die Zustellung erfolgt ausschließlich digital, zum Beispiel über das ePostfach im OnlineBanking, FinTS oder EBICS. Eine postalische Zusendung ist nicht mehr möglich. Daher empfehlen wir, frühzeitig auf einen digitalen Kommunikationsweg umzustellen.
Wenn Sie weiterhin Ihren Abrechnungsbeleg erhalten möchten und noch kein ePostfach aktiviert haben, können Sie das unter folgendem Link tun.
Für die elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026 sind vor allem XRechnung, ZUGFeRD und in bestimmten Fällen EDI-Formate relevant. Entscheidend ist, dass das Rechnungsformat den Anforderungen der Norm EN 16931 entspricht oder interoperabel verarbeitet werden kann.
Dieses ist für Maschinen direkt lesbar, als menschlicher Empfänger oder Empfängerin einer solchen Rechnung brauchen Sie jedoch eine spezielle Software, um das Format lesen zu können.
Das bedeutet: Dieses ist sowohl für Maschinen als auch menschliche Empfängerinnen und Empfänger direkt lesbar. Das wird erreicht, indem sowohl ein XML-Format als auch ein PDF mit herkömmlich lesbarem Text enthalten ist. Eine deutsch-französische Variante eines solchen Hybridformats ist außerdem Factur-X.
EDI steht für Electronic Data Interchange und ist ein durch bestimmte Standards geprägtes Format der elektronischen Rechnungsübermittlung. In Zukunft müssen E-Rechnungen die EU-Norm EN 16931 erfüllen, die aktuell noch nicht alle EDI-Rechnungen abdecken. Voraussichtlich werden hier Anpassungen erfolgen. Zu den am meisten verbreiteten Formatstandards von EDI-Rechnungen gehört zum Beispiel EDIFACT. Mit UBL gibt es aber auch EDI-Formatstandards, die eine XML-Struktur verwenden.
Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Das gilt auch für Freiberuflerinnen und Freiberufler sowie für Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer. Wer im geschäftlichen Kontext Rechnungen erhält, muss also technisch und organisatorisch in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und weiterzuverarbeiten. Dafür braucht es geeignete Systeme, klare Prozesse und eine ordnungsgemäße Einbindung in die bestehenden Abläufe.
Bei der Ausstellung von Rechnungen besteht im Jahr 2026 dagegen noch Übergangsspielraum. Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch andere elektronische Formate bleiben zunächst zulässig, sofern der jeweilige Rechnungsempfänger dem zustimmt. Die verpflichtende Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung erfolgt damit stufenweise.
Im öffentlichen Sektor ist die E-Rechnung bereits seit längerer Zeit verbindlich. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten besondere Vorgaben, die schon seit mehreren Jahren eingehalten werden müssen.
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung ausgestellt werden. Von der Pflicht ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Endverbraucherinnen und Endverbraucher im B2C-Bereich. Ebenfalls ausgenommen sind viele steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, zum Beispiel steuerfreie Vermietungen von Grundstücken. Auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Gleiches gilt für Fahrausweise, die zugleich als Rechnung gelten. Darüber hinaus sind Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa bestimmte Vereine im nichtunternehmerischen Bereich, nicht von der Pflicht zur E-Rechnung erfasst. Zudem sind Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen, auch wenn sie E-Rechnungen grundsätzlich empfangen können müssen.
inklusive aktueller Übergangsregelung
| 2026 | 2027 | 2028 | |
|---|---|---|---|
| Ausgedruckte Papierrechnung bei Unternehmensumsatz mehr als 800.000 Euro im Vorjahr | |||
| Ausgedruckte Papierrechnung bei Unternehmensumsatz mit maximal 800.000 Euro im Vorjahr | |||
| Elektronisch übermittelte Rechnung im PDF-Form bei Unternehmensumsatz mehr als 800.000 Euro im Vorjahr (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt) | |||
| Elektronisch übermittelte Rechnung im PDF-Form bei Unternehmensumsatz mit maximal 800.000 Euro im Vorjahr (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt) | |||
| EDI-Rechnungen, die nicht ohnehin die Voraussetzungen an eine E Rechnung erfüllen (nur wenn Empfängerunternehmen zustimmt) |
| ||
| E-Rechnung (konform zur Richtlinie EN 16931) |
* Unter der Voraussetzung, dass die umsatzsteuerrechtlich benötigten Angabenin ein EU-konformes oder interoperables Format gesetzt werden können.
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen werden sowie eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dabei müssen weiterhin sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein.
Wer E-Rechnungen erstellen möchte, benötigt ein geeignetes Rechnungsformat sowie eine Softwarelösung, die strukturierte elektronische Rechnungen unterstützt. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD, sofern sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
Wichtig: Gerade bei kostenfreien Onlinediensten sollte geprüft werden, ob die Rechnungen tatsächlich rechtskonform erstellt werden und ob der Datenschutz sichergestellt ist.
Für die Erstellung einer E-Rechnung müssen sämtliche relevanten Rechnungsangaben vollständig aufgenommen werden. Dazu gehören unter anderem Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Kunden- und Auftraggeberdaten, Mengen, Preise, das Fälligkeitsdatum sowie Zahlungsinformationen.
Die erfassten Daten werden in das ERP-System, die E-Rechnungssoftware oder in einen Online-Generator eingegeben. Dabei werden die erforderlichen Pflichtangaben automatisch in die vorgesehenen Felder übernommen und die Daten in einem strukturierten Format gespeichert, zum Beispiel als XRechnung im XML-Format oder bei ZUGFeRD als Kombination aus XML und PDF.
Nutzen Sie integrierte Prüfwerkzeuge oder Online-Validatoren, um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben vorhanden sind und die Rechnung den geltenden Standards entspricht.
Die fertige E-Rechnung wird über die vorgesehene Schnittstelle, beispielsweise per E-Mail oder über ein Portal, an das empfangende Unternehmen übermittelt. Anschließend sollten alle relevanten Unterlagen revisionssicher und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden.
